Code of Ethics

CODE OF CUSTOMS AND USAGE                               

CODE DES US ET COUTUMES

2.1 DEFINITION.  This compendium of the customs and usage of the profession of  antiquarian bookseller defines the usages generally and universally  recognized in all commercial transactions relating to the profession,  either between professionals, or between professionals and institutions  or individuals. Antiquarian bookselling in this context includes manuscripts, autograph letters, prints, maps and drawings, as  well as books, and any other written or printed material.

DÉFINITION. Ce code des us et coutumes des libraires spécialisés  dans les livres anciens définit les usages universellement  acceptés et applicables à toute transaction commerciale  conclue entre libraires professionnels, ou entre les libraires  et les institutions ou les particuliers. Dans ce contexte,  le domaine de la librairie ancienne comprend, outre les livres,  les manuscrits, les lettres autographes, les gravures, les cartes  et les dessins, ainsi que de toute autre sorte de document manuscrit  ou imprimé.

2.2 CODE OF PRACTICE.  Members of the national associations affiliated with the ILAB  (hereafter, for the sake of brevity, referred to as members)  should conduct all commercial transactions according to these  usages which expressly indicate that members offer to their clients  a clearly defined code of practice based on high ethical standards.

CODE DE DÉONTOLOGIE. Lors de transactions commerciales, les membres des  associations nationales affiliées à la LILA (pour  faire bref, seront ci-après appelés 'membres')  doivent respecter expressément les usages décrits  dans le présent document, qui indique expressément  que les membres offrent à leurs clients une déontologie  clairement définie et fondée sur une grande exigence  éthique.

2.3 DESCRIPTION AND DISCLOSURE. Members shall be responsible for the accurate identification  and description of all material offered for sale. All defects,  significant restorations and sophistications or omissions should  be clearly noted and made known to those to whom the material  is offered or sold. For example, although it would not be untrue  to state that a particular work has 52 plates, by failing to  mention that there should be 54, one would be guilty of withholding information. Unless the parties agree otherwise, a full cash  refund shall be available to the purchaser of any misrepresented material, including the cost of return shipping.

Intention to return an item should be communicated  as soon as possible within an agreed time frame and in accordance with local laws. When no prior agreement has been made, the communication  of intent should be made no later than ten days after receipt  of the goods.

Refunds should be made or credited to the  credit card promptly when a customer has made a return acceptable  to the dealer.

DESCRIPTION. Les membres s'engagent à décrire  avec précision les pièces qu'ils désirent  vendre. Ils doivent indiquer clairement aux acheteurs éventuels  tous les défauts ou les manques et les importantes restaurations  effectuées. Par exemple, bien qu’il ne soit pas faux  d’affirmer qu’un exemplaire possède 52 planches,  en omettant de dire que celui-ci devrait en posséder 54,  le vendeur se rendrait ainsi coupable de cacher certaines informations.  Sauf accord contraire, l’acheteur de pièces incorrectement  décrites doit pouvoir obtenir le remboursement intégral  de la somme versée, y compris les frais de port de re-expédition.

L’intention de retourner une pièce  doit être manifestée le plus tôt possible,  dans un délai préalablement établi et en  accord avec les lois locales. Lorsque aucun accord préalable  n’a été effectué, l’intention  de retour devrait être faite dans un délai de 10  jours au plus après réception des marchandises.

Les remboursements devraient être  faits ou portés au crédit de la carte de crédit  du client dès que celui-ci s’est entendu avec le  vendeur.

2.4 TECHNICAL TERMS.  Members should, as professionals, be conversant with and responsible  for the correct use and interpretation of the technical terms  of the trade.

TERMES TECHNIQUES. En tant que professionnels, les membres doivent  maîtriser et sont responsables de l'exactitude des termes  techniques utilisés.

2.5 PRICE. Members  shall be responsible for the professional pricing of all material  offered for sale, regardless of whether they are dealing with  experts or amateurs.

PRIX.  Les membres assument la responsabilité d'établir  des prix sérieux en conformité avec la valeur des  ouvrages qu'ils vendent, qu'ils traitent avec des professionnels  ou des amateurs.

2.6 AUTHENTICITY.  Members shall vouch for and make every reasonable effort to substantiate  the authenticity of all materials offered for sale. Should it  be determined that such material is not authentic or is questionable,  then it shall be returnable for a full cash refund, or on some  other mutually agreed terms. Material shown to be not authentic,  or of disputed or undetermined nature, shall not again be offered  for sale unless all facts concerning it are clearly disclosed.

AUTHENTICITÉ. Les membres doivent se porter garants de l'authenticité  de tout ce qu'ils vendent. S'il a un doute sur l'authenticité,  l’acheteur doit pouvoir retourner l'objet et obtenir  un remboursement intégral, sauf autre accord préalable.  Lorsqu'il est prouvé que certains articles ne sont pas  authentiques, qu'ils sont de nature contestée ou douteuse, ils ne seront pas remis en vente tant qu'il subsistera un doute.

2.7 STOLEN PROPERTY.  Members shall be responsible for passing to the buyer clear title  to all material sold, and shall not knowingly purchase, hold  or attempt to re-sell stolen material. Due diligence practices  include knowing, or confirming, the identity of a vendor, recording  all purchases and taking reasonable steps to ensure the legitimacy  of goods being offered. In the event of books suspected of having  been stolen, or having been proved to have been stolen, it is  the responsibility of the members to contact the original owner.  They shall co-operate fully with law enforcement authorities  to recover and return stolen material, and to apprehend those  responsible.

BIENS VOLÉS. Les membres ont la responsabilité du transfert  de propriété de tout document vendu, et ne doivent  ni acheter, ni garder en stock, ni chercher sciemment à  revendre des biens volés. Ils doivent faire tout leur  possible pour s'assurer que le matériel qui leur est offert  est la propriété du vendeur et pour prévenir  le vol de livres anciens et autre matériel connexe. Ils  doivent collaborer avec les autorités pour récupérer  et retourner les biens volés et faire appréhender  les responsables.

2.8 DAMAGE IN TRANSIT. Responsibility for damage or loss in transit shall rest with the sender. Members should attend to the careful and appropriate handling, packing, posting and shipping of material to ensure that it reaches the buyer in the same condition as when purchased.

DOMMAGES LORS DES TRANSPORTS. L'expéditeur assume la responsabilité  de tous les dommages ou pertes pouvant survenir lors des transports. Il  doit veiller avec soin à la manutention, à l'emballage,  au timbrage et à l'expédition du matériel,  afin que l'acheteur le reçoive dans le même état  que lorsqu'il l'a acheté.

2.9 TERMS AND CONDITIONS. It should be understood that books are normally  offered for sale in catalogues, and on online databases and websites  at the price affixed, subject to prior sale, and that payment  is either due in advance or, when satisfactory credit has been  established, promptly on receipt of the goods, or within 30 days  of invoice if prior arrangement has been made. In the case of  special offers, courtesy requires that an option to purchase  be assured for a certain time which should be specified. Any  divergence from these generally accepted terms should be expressly  stated.

CONDITIONS.  Les livres sont généralement offerts à la  vente dans des catalogues, sur des bases de données ou  des sites internet à prix marqués. Le paiement  est dû d'avance ou dès réception de la marchandise  ou en cas d’accord préalable, dans les 30 jours à  la date de facturation. Dans le cas d'une offre spéciale,  il est courtois de prévoir une option d'achat pendant  une période devant être spécifiée.  Toutes dispositions différentes doivent être formulées  expressément.

2.10 BANK CHARGES.  The supplier must be paid the full amount of his invoice; the  buyer is responsible for all clearing and bank charges relating  to the transaction.

FRAIS BANCAIRES. Le fournisseur doit obtenir le montant total du  prix facturé; l'acheteur prend à sa charge tous  les frais bancaires s'appliquant à la transaction.

2.11 TENDERS.  When a bookseller makes an offer to purchase books the price  should be valid either for an immediate transaction or for a  stated period of option.

SOUMISSIONS.  Lorsqu'un libraire fait une offre d'achat, le prix s'applique  à une transaction immédiate ou pendant une période  à préciser.

2.12 CLEAR PRICING.  Members should ensure that all material offered for sale in an  open shop or at a book fair is clearly marked with the selling  price. Material not for sale or being processed or reserved,  should be appropriately segregated.

DES PRIX CLAIREMENT INDIQUÉS. Les membres doivent veiller à ce que le prix  de vente soit clairement indiqué sur les articles en vente  dans une librairie ou un salon. Il est recommandé de mettre  à part tout matériel qui n'est pas à vendre,  qui est rÈservÈ ou en cours de restauration.

2.13 TRADE DISCOUNT.  The importance of extending to ILAB affiliated members the courtesy  of a trade discount on purchases from premises, shops, catalogues,  book fairs, and the Internet is a core requirement. Therefore,  members should permit any other member of an association affiliated  and in good standing with the ILAB to buy from their stock any material offered for sale (i.e. priced) and in normal circumstances  should extend to such buyers the customary and reciprocal trade  discount of 10%.

It is also recommended that ILAB booksellers  be urged to extend the customary reciprocal discount to the permanent employees, full time and part time, of their ILAB collegues.

REMISE CONFRATERNELLE. L’importance de consentir aux membres d’une  association affiliée à la LILA une remise confraternelle  sur les achats effectués dans des locaux, en magasin,  par catalogue, lors des foires ou par Internet est absolument  essentielle. Par conséquent, Les membres doivent en temps  normal consentir aux membres d'une association affiliée  à la LILA et en règle vis-à-vis de celle-ci,  une remise habituelle et réciproque de 10% sur le prix  des ouvrages en vente (c'est à dire ceux dont le prix  est clairement indiqué).

Il est également recommandé  que les libraires affiliés à la LILA étendent  cette remise habituelle et réciproque aux employés  permanents, à plein ou à mi-temps, de leurs confrères.

2.14 ON APPROVAL: TERM. Consignments on approval requested by a prospective  buyer must be supplied with a clear indication of the term allowed  for a decision. When this term elapses the sale shall be deemed  to be concluded if the goods have not been returned. If returned,  postal charges both ways shall be borne by the prospective buyer.

MARCHANDISE A L'ESSAI: CONDITIONS. Les commandes à l'essai doivent indiquer  clairement la période accordée pour prendre une  décision. Si les pièces ne sont pas retournées  à la fin de ladite période, la vente est considérée comme étant conclue. Si elles sont retournées,  l'acheteur doit se charger des frais postaux d'envoi et de retour.

2.15 ON APPROVAL: RESPONSIBILITY. Members who ask for material on approval or on consignment  shall hold themselves responsible for such material from its  arrival until returned or fully paid for. However, this responsibility  does not extend to damage and loss due to war or to any risk  which cannot be covered by insurance.

MARCHANDISE A L'ESSAI: RESPONSABILITÉ. Les membres qui commandent du matériel à  l'essai ou en consignation acceptent la responsabilité  desdites marchandises à partir de leur arrivée  jusqu'à ce qu'elles soient retournées ou payées  intégralement. Néanmoins, cette responsabilité  ne s'applique ni aux pertes ni aux dommages causés par  la guerre, ni aux risques non garantis par l'assurance.

2.16 MULTIPLE ORDERS.  If a multiple order cannot be filled in its entirety owing to  part of it having been previously sold, this does not constitute  grounds for the cancellation of that order unless so stipulated  on the order.

COMMANDES MULTIPLES. Le fait de ne pouvoir honorer en totalité  une commande de plusieurs titres, en raison de la vente préalable  de certains, ne constitue pas un motif valable pour annuler  la totalité de la commande, à moins que cette condition  ne soit stipulée d'avance.

2.17 VALUATIONS AND APPRAISALS. Valuations must be carried out scrupulously in the  spirit of these usages and customs. They involve the responsibility  of the bookseller towards the owner of the material.

ÉVALUATIONS ET ESTIMATIONS. Les évaluations doivent être scrupuleuses  dans l'esprit du présent code, car elles entraînent  la responsabilité du libraire envers le propriétaire  du matériel.

2.18 VALUATIONS: TAX LAW. Members offering valuation or appraisal services  shall be responsible for being conversant with the relevant regulations  as stipulated by local tax laws. They shall conduct such appraisals  in strict compliance with these regulations.

ESTIMATIONS: LÉGISLATION FISCALE. Les membres qui offrent des services d'estimation  ou d'expertise doivent connaître à fond et respecter  la législation fiscale locale. Les évaluations  doivent respecter en tous points lesdits règlements.

2.19 AUCTION COMMISSIONS. Members who receive from a client instructions to  purchase at a public auction sale should also accept responsibility  for the careful inspection of the material to be bought and should  not rely solely on information supplied by the seller or by the  auctioneer. He or she should, of course, also exercise the utmost  discretion and eliminate any risk of conflict of interest.

Unless otherwise agreed before the sale, a  commission fee, on the hammer price, of 10% is normally charged  on successful bids only. While bidding at auction is certainly  open to variable commission rates, it is important for these  to be discussed and agreed, in writing if necessary, before the  auction.

COMMISSION S'APPLIQUANT AUX VENTES AUX  ENCHÈRES. Les membres  achetant du matériel dans une vente aux enchères  pour le compte d'un client assument la responsabilité  d'inspecter soigneusement le matériel avant de l'acheter  et ne doivent pas se limiter uniquement aux renseignements fournis  par le vendeur ou le commissaire-priseur. Ils doivent également  exercer leur jugement et éviter tout risque de conflit  d'intérêt.

A moins d’un accord préalable  contraire avant la vente publique, une commission de 10% sur  le prix au marteau, est habituellement due mais seulement sur  les lots adjugés. Les montants de ces commissions sont  généralement variables, il est donc important qu’ils  soient approuvés avant la vente, par écrit si nécessaire.

2.20 BOOKSELLERS’ PREMISES. Members should refrain from approaching or soliciting  customers in another member’s shop, book fair booth, or  place of business without the introduction or consent of the  proprietor.

Members should also identify themselves as  booksellers upon entering the premises of another bookseller.  Some members find it embarrassing to identify themselves in case  it is impossible to purchase something from their colleagues.  There is a shared responsibility to dispel any such embarrassment,  in the spirit of the League.

ILAB booksellers are encouraged to welcome  other members to their place of business, and it is also recommended  that there is a voluntary offer of hospitality, co-operation,  sharing of information, and other courtesies to all our ILAB colleagues.

LOCAUX DES LIBRAIRES. Les membres doivent veiller à ne pas démarcher  un client dans le magasin, le local ou sur le stand d'un autre  membre, sauf s'ils ont été présentés  à l'acheteur par le propriétaire ou que ce dernier  y consente.

Les membres doivent aussi se présenter  en tant que libraires lorsqu’ils se rendent chez un confrère.  Certains membres pensent qu’il est gênant de se présenter  car toute acquisition se révèlerait dès  lors difficile. Il en va de la responsabilité des deux  parties en présence de dissiper un tel malentendu, au  nom de l’esprit de la Ligue.

Les libraires affiliés à  la LILA sont incités à réserver un accueil  chaleureux à leurs confrères, il leur est également recommandé d’être accueillants, coopérants,  courtois, et de partager toute information pertinente avec leurs  collègues affiliés à la LILA.

2.21 INTERPRETATION.  This compendium of customs and usage has been set out in English  and in French. If any dispute should arise as to the interpretation  of a paragraph from one language to the other, the Committee  of the League shall decide which is the correct interpretation.

INTERPRÉTATION. Le présent code des Us et Coutumes est rédigé  en Français et en Anglais. En cas de litige découlant  de la traduction d'un paragraphe d'une langue à l'autre,  le Comité de la Ligue décide laquelle des interprétations  est correcte.

2.22 PRESERVATION.  Members are committed to the preservation of historical materials  and should not break complete and intact copies of books or manuscripts.

PRÉSERVATION. Les membres s'engagent à préserver  les pièces historiques et à ne pas casser des exemplaires  intacts et complets de livres ou de manuscrits.

2.23 INVESTMENT SCHEMES. Members are advised not to promote antiquarian and  rare books, or allied materials, as investment vehicles in themselves,  or as part of investment schemes.

PLANS D’INVESTISSEMENT. Il est recommandé de ne pas promouvoir les  livres rares et anciens ou tout autre document connexe en tant  que valeur de placement ou faisant partie de plans d’investissement.

2.24 FINDER’S FEE. A courtesy that has had long standing within the  trade is that of offering a finder’s fee to someone who  has provided information that enabled a purchase or a sale. This  is a matter of trust between members and is arranged on a case-by-case  basis. While there is no fixed rate in the way of finder’s  fee nor is it always a monetary compensation, typically, the  fee has been 5 or 10 percent of the total purchase, or sale price  when significant items or collections are involved.

COMMISSION VERSÉE  AUX INFORMATEURS.  Une des courtoisies qui existe depuis  longtemps au sein de notre profession est de rétribuer  un informateur qui a permis de procéder à une acquisition  ou à une vente. C’est une affaire de confiance entre  les membres et se fixe au cas par cas. Bien que le taux de rétribution  n’est pas fixe, et qu’il n’est pas toujours de  nature financière, il s’élève habituellement  à 5 ou 10 pour cent du prix d’achat total, ou du  prix de vente, lorsque des ouvrages importants ou des collections  entières sont en jeu.